نصائح مفيدة

كيفية استخدام Word 2010 لإرسال المراسلات الجماعية؟

Pin
Send
Share
Send
Send


يتم استخدام الدمج عندما تحتاج إلى إنشاء مجموعة من المستندات ، على سبيل المثال ، الملصقات التي تحتوي على عناوين أو خطابات في النماذج التي يتم إرسالها إلى عدد كبير من العملاء. كل حرف أو ملصق يحتوي على معلومات عامة وفردية. على سبيل المثال ، يجب أن تشير الرسالة إلى العميل بالاسم الأخير. تأتي المعلومات الفردية لكل حرف أو ملصق من مصدر البيانات.

تتكون عملية الدمج من عدة خطوات عامة.

إعداد المستند الرئيسي. يحتوي المستند الرئيسي على نص ورسومات مشتركة بين جميع إصدارات المستند المركب ، على سبيل المثال ، عنوان المرسل أو الترحيب على ترويسة.

قم بتوصيل وثيقة بمصدر البيانات. مصدر البيانات هو ملف يحتوي على معلومات يجب إدراجها في المستند ، على سبيل المثال ، أسماء وعناوين مستلمي الرسالة.

تحسين قائمة المستلمين أو العناصر. ينشئ Microsoft Office Word نسخة من المستند الرئيسي لكل عنصر أو سجل في ملف البيانات.

إضافة عناصر بديلة للنص (حقول دمج) إلى المستند عند الدمج ، يتم تعبئة حقول الدمج مع البيانات من ملف البيانات.

معاينة الدمج وإكماله قبل طباعة المجموعة الكاملة من نسخ المستند ، يمكن معاينة كل نسخة.

للدمج مع البريد ، استخدم أوامر علامة التبويب القوائم البريدية.

يمكنك أيضًا الدمج باستخدام جزء المهام. الاندماج، والذي يسمح لك بتنفيذ العملية كلها خطوة بخطوة. لاستخدام جزء المهام ، في مجموعة بدء الدمج في علامة التبويب القوائم البريدية اختر البند بدء الدمجثم الفقرة خطوة بخطوة دمج المعالج.

إعداد المستند الرئيسي

قم بتشغيل تطبيق Word.

افتراضيًا ، يتم فتح مستند فارغ. دعها تبقى مفتوحة. إذا قمت بإغلاقه ، فإن الأوامر التي ستحتاج إلى تنفيذها في الخطوة التالية ستكون غير متوفرة.

التبويب بريد في المجموعة الاندماج اختر الفريق بدء الدمج.

انقر فوق نوع المستند الذي تريد إنشاؤه.

يمكنك ، على سبيل المثال ، إنشاء أنواع المستندات التالية.

مجموعة من المغلفات تكون عناوين المرتجعات على جميع الأظرف متشابهة ، لكن عنوان المستلم فريد في كل حالة. اختر البند المغلفات وعلامة التبويب خيارات المغلف مربع الحوار خيارات المغلف أشر إلى تفضيلك لحجم المغلف وتنسيق النص.

مجموعة من الملصقات مع العناوين كل ملصق له اسم وعنوان فريدان. اختر البند ملصقات وفي مربع الحوار خيارات الملصق تشير إلى نوع الملصق الذي تريده.

مجموعة من المستندات في نموذج أو بريد إلكتروني المحتوى الرئيسي لجميع الرسائل أو الرسائل هو نفسه ، لكن كل منها يحتوي على معلومات مخصصة لمستلم معين ، على سبيل المثال ، الاسم أو العنوان أو بعض المعلومات الأخرى. لإنشاء هذه الأنواع من المستندات ، حدد كتابة أو رسائل البريد الإلكتروني.

دليل أو مجلد لكل عنصر ، يتم عرض معلومات من نفس النوع ، على سبيل المثال ، اسم أو وصف ، لكنها فريدة لكل عنصر. انقر دليللإنشاء وثيقة من هذا النوع.

إذا كنت بحاجة إلى مقاطعة الدمج ، يمكنك حفظ المستند الرئيسي واستئناف الدمج لاحقًا. يحفظ Microsoft Office Word مصدر البيانات والبيانات الميدانية. إذا كنت تستخدم جزء المهام الاندماج، سيعود Word إلى المكان الذي تريد استئناف الدمج فيه.

إذا كنت جاهزًا لاستئناف الدمج ، افتح المستند.

سيطلب Word التأكيد لفتح مستند يقوم بتشغيل أمر SQL.

نظرًا لأن هذا المستند متصل بمصدر بيانات ، انقر فوق "نعم" نعم. يظهر نص المستند مع جميع الحقول المدرجة.

الذهاب إلى علامة التبويب القوائم البريدية واستأنف عملك.

قم بتوصيل وثيقة بمصدر البيانات

لدمج البيانات في المستند الرئيسي ، يجب توصيل هذا المستند بمصدر بيانات أو ملف بيانات.

اختيار ملف البيانات

التبويب بريد في المجموعة الاندماج اختر الفريق اختيار المستلمين.

اتبع هذه الخطوات.

افتح مستند تطبيق Microsoft Word. يجب أن يحتوي هذا المستند على جدول واحد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على الرؤوس ، ويجب أن تحتوي الصفوف المتبقية على الإدخالات التي يجب تضمينها في المستند المركب. يمكنك أيضًا استخدام مصدر بيانات الرأس (مصدر بيانات الرأس. مستند يحتوي على صف رأس (أو سجل) يُستخدم لدمج مصدر البيانات المحدد مع مستند الدمج الرئيسي كمصدر بيانات).

تحسين قائمة المستلمين أو العناصر

عند الاتصال بملف بيانات محدد ، قد لا يكون من الضروري نقل بيانات جميع السجلات في ملف البيانات إلى المستند الرئيسي.

لتحديد قائمة المستلمين أو استخدام مجموعة فرعية من عناصر ملف البيانات ، اتبع الخطوات التالية:

التبويب بريد في المجموعة الاندماج اختر الفريق تغيير القائمة.

في مربع الحوار دمج الوجهات قم بأحد الإجراءات التالية:

تسليط الضوء على السجلات الفردية هذه الطريقة مفيدة للغاية إذا كانت القائمة قصيرة. حدد مربعات الاختيار لهؤلاء المستلمين الذين يجب تضمينهم في القائمة ، وألغ تحديد المربعات لهؤلاء المستلمين الذين ينبغي استبعادهم من القائمة.

إذا كنت تعرف أن هناك حاجة إلى تضمين بعض السجلات فقط في المستند المركب ، يمكنك مسح خانة الاختيار في شريط العنوان ، ثم تحديد السجلات الضرورية فقط. وبالمثل ، إذا كنت ترغب في تضمين معظم القائمة في مستند ، فحدد خانة الاختيار في شريط العنوان ، ثم قم بإلغاء تحديد خانات الاختيار لتلك الإدخالات التي لا تحتاج إلى تضمينها.

فرز السجلات انقر فوق عنوان عمود العنصر الذي تريد الفرز حسبه. يتم فرز القائمة أبجديًا بترتيب تصاعدي (من الألف إلى الياء).

تصفية السجل هذه الوظيفة مفيدة إذا كانت القائمة تحتوي على إدخالات لا ترغب في رؤيتها أو تضمينها في مستند رئيسي.

إجابة السؤال على الموضوع

كيف يمكنني استخدام Word 2010 لإعداد وإرسال البريد المجمع؟

في أنشطتهم العملية ، يتعين على الأمناء والمتخصصين في خدمة DOW إرسال مستندات متعددة إلى العديد من المنظمات. باستخدام محرر النصوص Word 2010 ، يمكن القيام بذلك بسرعة وسهولة باستخدام طريقة الدمج. تسمح لك هذه الطريقة بأتمتة عملية الجمع بين تفاصيل المستند والعنوان (وهي حقول الدمج ، قابلة للتغيير لكل عنوان بريدي - عنوان ، اسم مؤسسة ، إلخ).

لاستخدام طريقة الدمج ، تحتاج إلى معرفة كيفية إنشاء النص الرئيسي للمستند وقائمة الحقول ومصدر بيانات المستلم للتوزيع ، وذلك لدمج المستندات.

طرق العمل

تجدر الإشارة إلى أن واجهة مربعات الحوار والأوامر وأساليب العمل في وورد 2007 وورد 2010 متطابقة ، مما سيتيح لك الاستفادة بسهولة من توصياتنا في كل من الإصدارات الأحدث والأقدم كلمة. هناك طريقتان للدمج.

الطريقة الأولى طريقة واحدة لحل المشكلة هي استخدام أمر القائمة خطوة بخطوة دمج المعالج.

اتبع الخطوات أدناه لتحديد أمر.

اختر علامة التبويب النشرة الإخبارية، في فريقها البدء في الدمج إضافي خطوة بخطوة سيد دمج.

تعليق. في نص هذه المقالة ، عند اختيار الأوامر ، سيتم استخدام إدخال مختصر ، وهو: علامة التبويب القوائم البريدية/بدء تشغيل دمج / خطوة بخطوة معالج دمج.

في نافذة Word 2007/2010 ، سيظهر جزء المهام على اليمين الاندماج. في مربعات الحوار ، سيُطلب منك تحديد وتنفيذ إجراءات معينة على مراحل:

المرحلة الأولى. حدد نوع المستند.

المرحلة الثانية. اختر وثيقة

المرحلة الثالثة. اختيار المستلم. إنشاء حقول دمج في قائمة المستلمين.

المرحلة الرابعة. إنشاء خطاب. إضافة حقول دمج إلى مستند.

المرحلة الخامسة. معاينة رسائل البريد الإلكتروني وإكمال الدمج.

المرحلة السادسة. الانتهاء من الاندماج.

في المرحلة الأولى حدد نوع المستند. اختيار وضع خطاب. في مربع الحوار نفسه الاندماج (الخطوة 1 من 6) حدد الزر بالنقر فوقه باستخدام الماوس. وبالتالي ، ننتقل إلى المرحلة التالية من المعالج.

في المرحلة الثانية اختر وثيقة يمكن أن يكون:

· المستند الحالي (النص الذي تريد إنشاءه).

· قالب (النظام الذي تم إنشاؤه مسبقًا ، الطلب ، إلخ).

· المستند الحالي (في هذه الحالة يجب فتحه).

اختيار وضع المستند الحالي. بعد ذلك ، أدخل نص الرسالة في مساحة عمل Word وانتقل إلى الخطوة التالية باستخدام الزر.

في المرحلة الثالثة حدد المستلمين. لكن أولاً ، تحتاج إلى إنشاء مصدر بيانات يحتوي على معلومات (الاسم ، العنوان ، الموضع ، إلخ) حول المستلمين.

حدد الوضع إنشاء قائمة//.

تعليق. عند اختيار الوضع قائمة الاستخدام سوف تتغير محتويات النافذة.

في النافذة قائمة عناوين جديدة اضغط على الزر أو حدده ، ثم في مربع الحوار الذي يظهر تكوين قائمة العناوين احذف الحقول (التفاصيل) التي لن تحتاجها عند إنشاء الرسالة.

في النافذة قائمة عناوين جديدة أدخل البيانات في السطر الأول ، ثم حدد الزر ، ثم أدخل البيانات في السطر الثاني ، إلخ.خطأ! مصدر الرابط غير موجود.

· بعد إدخال معلومات حول جميع المستلمين ، انقر فوق الزر ، واحفظ البيانات تحت الاسم قائمة 1.

في النافذة التي تظهر دمج المستلمين يمكنك تغيير القائمة ، وحذف الإدخالات ، إلخ.

· بعد النقر فوق الزر ، يعيدك البرنامج إلى مربع الحوار عمليات الدمج (المرحلة 3 من 6)في أي اختيار.

في المرحلة الرابعة إضافة معلومات المستلم إلى البريد الإلكتروني.

· انقر في مكان الرسالة التي يجب أن يكون فيها الحقل من القائمة (قد يكون هذا اسمًا أو عنوانًا أو ما إلى ذلك). في منطقة المهمة إنشاء رسالة اختيار.

في النافذة التي تظهر إدراج حقل دمج حدد الحقل (الدعائم) ، ثم.

نتيجة لإدراج جميع الحقول ، ستبدو الرسالة كما هي
التين.

التين. نتيجة إدراج حقول دمج في نص الرسالة

في مربع الحوار الاندماج (الخطوة 4 من 6) اختيار.

في المرحلة الخامسة يُقترح معاينة الحرف لكل مستلم ، وإذا لزم الأمر ، قم بتحريره.

باستخدام أزرار العودة / الأمام ، يمكنك عرض كل حرف.

في مربع الحوار الاندماج(الخطوة 5 من 6) اختيار.

في المرحلة السادسة عملية الاندماج تنتهي.

يمكنك طباعة الرسالة ، وإجراء تغييرات على جميع الحروف أو العودة خطوة واحدة.

الطريقة الثانية. هناك طريقة أخرى لحل المشكلة وهي استخدام أمر القائمة. كتابة.

لتحديد أمر ، حدد علامة التبويب النشرة الإخبارية، حدد الأمر في ذلك البدء في الدمج إضافي كتابة.

· أدخل نص الرسالة.

حدد مستلمي الرسائل باستخدام الأمر اختيار المستلمين انقر فوق التالي حدد خيارًا من القائمة.

كما هو الحال مع الطريقة الأولى ، عند اختيار خيار أدخل قائمة جديدة في مربع الحوار الذي يظهر قائمة عناوين جديدة تحتاج أولاً إلى تكوين الأعمدة (مثل قائمة الحقول التي سيتم إدراجها في نص الرسالة في المستقبل). للقيام بذلك ، يتم تحديد زر ، وبعد ذلك يظهر مربع حوار جديد على الشاشة. تكوين قائمة العناوين، حيث يتم حذف تلك الحقول التي لن يتم إدراجها في نص الرسالة. للقيام بذلك ، حدد الحقل المحدد واضغط على الزر.

بعد حذف حقل أو إضافته (على سبيل المثال ، الحقل Patronymic) وإدخال البيانات ، ستبدو قائمة العناوين الجديدة بهذا الشكل.

تعليق. بعد إدخال بيانات العنوان الأول (في السطر الأول) ، حدد الزر ، وبعد ذلك يظهر السطر الثاني ، والذي يتم إدخال العنوان الجديد فيه ، إلخ.

الفروق الهامة الأخرى:

بالنقر فوق الزر الموجود في مربع الحوار الذي يظهر دمج المستلمين، يمكن توضيح القائمة.

عند اختيار أمر ، يتم اختيار أحد التنسيقات المقترحة لإدراج المعلومات بواسطة المستلم.

عند اختيار أمر ، يتم إنشاء تنسيق الإدراج من قبل المستخدم بشكل مستقل. للقيام بذلك ، يحدد النص المكان الذي يجب إدراج الحقل فيه ، والذي يتم تحديده من القائمة:.

يمكنك عرض النتائج باستخدام الأمر ورقم التسجيل.

باستخدام الأمر ، يمكنك تغيير المستندات الفردية أو طباعة المستندات أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني:.

لإرسال مستند بالبريد الإلكتروني ، يجب عليك تحديد معلمات الرسالة في مربع الحوار رسائل البريد الإلكتروني المركبة.

إنشاء تسميات مغلف باستخدام طريقة دمج المراسلات

بعد إنشاء الحروف ، نحتاج إلى إنشاء ملصقات مغلف. عند إنشاء ملصقات ، يتم إنشاء وثيقة ، والتي يتم الإعلان عنها الرئيسية. كمصدر للبيانات ، يمكنك استخدام نفس مصدر البيانات الذي تم به ترجمة الحروف.

عملية إنشاء المستند الرئيسي للملصق:

اختر علامة التبويب الأوامر النشرة الإخبارية / بدء دمج / ملصقات.

في مربع الحوار الذي يظهر خيارات الملصق إذا لزم الأمر ، يمكنك إعداد الإعدادات حسب الحقول طابعة, نوع إلخ

نتيجة لذلك ، يتم إنشاء قالب لاصق في Word.

دمج الإعداد:

في علامة التبويب تسليم اختر الفريق
حدد مستلم / استخدم القائمة الحالية.

· بعد تحديد ملف ، حدد حقول الدمج باستخدام الأمر إدراج حقل دمج.

تظهر قوالب الملصقات على الشاشة.

عرض نتيجة الدمج باستخدام الأمر عرض النتائج. استخدم الأوامر لطباعة الملصقات.
بحث ودمج / طباعة المستندات.

وبالمثل ، يتم إنشاء ملصقات المغلف لإرسال رسائل.

كما ترون ، توفر إصدارات Word 2007 و 2010 مجموعة متنوعة من الأدوات القوية إلى حد ما لأتمتة أنشطة السكرتير ، بعد أن درست ما يمكنك القيام به نوعيًا ودون الكثير من الوقت في إعداد المراسلات الجماعية وتنفيذ الرسائل بجودة عالية.

شاهد الفيديو: Mail Merge الإرسال إلى عدة مستقبلين عن طريق دمج المراسلات (كانون الثاني 2022).

Pin
Send
Share
Send
Send